Jak sprawnie zarządzać zadaniami – część pierwsza

Wpis w: Twardy startup

Czy przy dzisiejszym tempie życia można być bardziej zrelaksowanym, mieć czas na hobby, realizować więcej zadań przy mniejszym wysiłku? Wydaje się to szczególnie trudne dla osób, które prowadzą firmę. Niewielu z nich ma poczucie, że to, czym się w danym momencie zajmuje jest dokładnie tym, co powinni robić. Wychodząc z pracy myślą o niedokończonych zadaniach, pisząc jednego maila zerkają na kolejne, które właśnie przychodzą, będąc na spotkaniu wykorzystują chwile na dokończenie paru spraw na komputerze. Z jednej strony podnosimy standard życia, ale z drugiej zwiększamy też poziom stresu i liczbę obowiązków.

Dodatkowym problemem jest to, że coraz częściej pracujemy nad projektami, które nie mają określonych ram. Prawie wszystko, co robimy da się wykonać lepiej – konferencję można sprawniej zorganizować, artkuł mógłby być ciekawiej napisany, rozmowa z zespołem mogłaby być bardziej inspirująca. Dostęp do Google’a sprawia, że najczęściej znajdziemy też wiedzę jak to zrobić. Brakuje jedynie czasu na realizację tego wszystkiego.

Istnieje metoda, która pozwala na sprawne ogarnięcie tych wszystkich obowiązków. Stworzył ją David Allen i opisał w swojej książce „Getting Things Done”. Przedstawię tutaj najważniejsze założenia, które pozwalają na koncentrowanie się na wszystkich swoich zadaniach w 100 procentach i realizowanie ich jak najmniejszym wysiłkiem w jak najkrótszym czasie. Będzie to pierwszy wpis – w kolejnym rozwinę temat.

Prawdą jest, że zdolność do realizowania tych zadań jest wprost proporcjonalna do umiejętności relaksacji. Przypomnij sobie (na pewno chociaż raz tego doświadczyłeś) gdy byłeś w pełni skoncentrowany na jakimś zadaniu. Do tego stopnia, że ani się obejrzałeś, a przyszedł czas na wyjście z pracy. To jest właśnie stan „flow”, w którym nic Cię nie rozprasza, a praca po prostu idzie do przodu. Zdolność osiągania takiego stanu staje się praktycznie konieczna wśród profesjonalistów, którzy chcą utrzymać równowagę w życiu i mieć dobre rezultaty swojej pracy.
Główną trudnością do osiągania takiego stanu są tzw. „otwarte pętle”, jak określa je David Allen. Są to niedokończone zadania, które przewijają się w naszej głowie – mail, który dwa dni czeka już na odpowiedź, przelew, który trzeba zrobić od tygodnia, lista zakupów na wieczór, spotkanie w południe – wszystko, co zaprząta Twoją uwagę. Zwykle jest tego znacznie więcej niż zdajemy sobie z tego sprawę.

Nie ma jednak żadnego powodu, żeby o jakiejkolwiek sprawie myśleć częściej niż dwa razy – pierwszy, gdy sobie ją uświadamiamy i drugi, gdy ją wykonujemy. Czy od rana pojawiła się w Twojej głowie myśl o pewnym zadaniu więcej niż dwa razy? Jestem pewien, że tak.

Jeśli jest teraz jakaś sprawa, która wyjątkowo intensywnie zaprząta Ci umysł, to możesz w dwie minuty sprawić, że poczujesz się lepiej w związku z nią. Najpierw zapisz co to jest – zatrudnienie asystentki, wybranie miejsca na wakacje, sprzedaż samochodu. Teraz zapisz jaką kolejną czynność powinieneś wykonać, żeby popchnąć sprawę do przodu. To może być opublikowanie oferty pracy w Internecie, pójście do biura podróży albo zrobienie zdjęć samochodu. Jeśli jesteś jak większość osób na świecie, to doświadczyłeś w tym momencie pewnego poczucia kontrolowania sytuacji, delikatnego zrelaksowania na myśl o niej, skupienia uwagi oraz większej motywacji do jej wykonania. Mimo, że sama sprawa jeszcze nie posunęła się do przodu. Podjąłeś jednak wysiłek – pomyślałeś co zrobić.

Większość projektów, z jakimi mamy dzisiaj do czynienia wymaga od nas najpierw zastanowienia się co w tej sprawie zrobić. Kiedy wracasz do domu i widzisz stertę prania, to wiesz, że musisz je włożyć do pralki. Jeśli jesteś głodny, to idziesz do lodówki. A co robisz, gdy otrzymujesz spadek albo dostajesz zlecenie na realizację nowego projektu w firmie? Większość osób odkłada na później te sprawy, bo mogą być przytłaczające. Zwyczajnie nie wiedzą od czego zacząć. Ale myśl o projekcie nie zniknie – im bardziej będziemy odkładać, tym częściej będzie o sobie przypominać i tym trudniejszy się będzie wydawać.

Witaj w pracy opartej na wiedzy. Nie ma sprecyzowanych zadań do wykonania – one muszą zostać najpierw określone. Dziś najpierw musimy pomyśleć o naszej pracy, zanim się za nią zabierzmy.

Kerry Gleeson powiedział:

To ciągłe, bezproduktywne zaangażowanie we wszystkie rzeczy, jakie mamy do zrobienia, jest największym pożeraczem czasu i energii

Myślenie o czymś, wobec czego nie podejmujesz żadnych działań, to zwykła strata czasu i energii. Nie uświadamiamy sobie jak bardzo podnosi to nasz poziom stresu, obniża motywację do rozpoczęcia projektu, wyolbrzymia trudności.

Okazuje się, że zwykle problemem w pracy nie jest brak czasu, ale brak jasności i zdefiniowania jakie są najbliższe działania do wykonania. Jeśli prowadzisz firmę, to konieczne jest myślenie o wizji i kierunku rozwoju. Nie będziesz mieć na to energii, jeśli nie uporasz się z codziennymi, przyziemnymi sprawami.
Aby kontrolować wszystkie swoje zadania i nimi sprawnie zarządzać, trzeba wdrożyć taki pięcioetapowy proces:

  1. Zgromadzić sprawy
  2. Przeanalizować ich znaczenie
  3. Uporządkować wyniki
  4. Przeglądać
  5. Wykonać

Poniżej przedstawiam krótkie wyjaśnienie każdego z etapów

I. Gromadzenie

W pierwszym punkcie kluczowe jest zgromadzenie wszystkich niedokończonych zadań. Chodzi o dosłownie wszystko – od napisania maila do kogoś, przez umówienie spotkania z klientem po uporządkowania biurka. Możliwości na zgromadzenie tych spraw jest wiele – ja polecam jeden z dwóch: małe, kolorowe karteczki (jedna karteczka na jedno zadanie) albo arkusz Excela.

Dzięki zapisaniu tych wszystkich spraw wyrzucisz je z Twojej głowy. Dopóki będziesz je tam trzymać, Twoja głowa będzie przepełniona zadaniami. Myśli na ich temat będą przychodzić i odchodzić. Może się zdarzyć, że o pewnych sprawach będziesz myśleć kilkadziesiąt razy, zanim je wykonasz – a to pochłania ogromną energię i wywołuje stres. Wyrzucenie ich z głowy jest bardzo uwalniające.

II. Analiza

Kolejny punkt to analiza. Odnośnie każdego z zadań odpowiedz sobie na jedno pytanie – czy coś należy z tym zrobić?

Jeśli odpowiedź brzmi „nie”, to są trzy możliwości:

  • Zadanie jest śmieciowe i można je wyrzucić do kosza (jedno zadanie mniej!)
  • Teraz nie ma konieczności podejmowania żadnych działań – ale może w przyszłości będzie (np. nauczyć się hiszpańskiego, zrobić wycieczkę do Toskanii)
  • Sprawa jest „do odniesienia się” w przyszłości (menu lokalnej restauracji, które może się przydać albo informacje od wykonawców dotyczące projektu zagospodarowania przestrzennego)

W kolejnym etapie (porządkowanie) napiszę co należy z takimi zadaniami zrobić.

Jeśli z kolei odpowiedź na pytanie „czy coś należy z tym zrobić” brzmi „tak”, to wyznacz (zapisz!) najbliższe działanie do podjęcia. Następnie zrób jedną z trzech rzeczy:

  • Zrób to, jeśli wykonanie tego działania zajmie mniej niż 2 minuty
  • Deleguj to, jeśli zajmie więcej niż 2 minuty i jest inna osoba odpowiednia do jej wykonania
  • Odłóż na później, jeśli zajmie więcej niż 2 minuty i Ty powinieneś ją wykonać

III. Porządkowanie

W poprzednim etapie pojawiły się zadania, co do których teraz nie ma konieczności podejmowania żadnych działań (ale może w przyszłości będzie) oraz zadania „do odniesienia się w przyszłości”. Należy je przerzucić do miejsca „do wglądu” – to może być fizyczny pojemnik na biurku, do którego trafi karteczka z tym zadaniem albo osobna część arkusza Excel, gdzie przeniesiesz to zadanie.

Czy warto korzystać z kalendarza? Tak, ale tylko do wybranych zadań – takich, które koniecznie trzeba wykonać danego dnia (możliwe, że też o określonej godzinie).

Nie zakładaj rano wykonania tego dnia np. 1/3 zadań, które sobie zapisałeś na karteczkach. Najczęściej i tak nie uda się tego planu zrealizować i trzeba je przypisać potem na inne dni. Do kalendarza wpisz tylko te zadania, które muszą zostać zrealizowane w określonej porze – np. spotkanie z klientem o 13:00.

IV. Przeglądanie

To, że zapiszesz sobie, że należy kupić mleko, to nie wszystko. Trzeba potem przypomnieć sobie o tym, gdy jesteś w sklepie. Aby zadania były realizowane, całą listę należy regularnie przeglądać. Po skończonym jednym zadaniu będziesz zerkać na listę i zastanawiać się jakim kolejnym się zająć. Na koniec dnia warto zrobić przegląd dzienny zadań, podobnie na koniec tygodnia.

Może się okazać, że po tygodniu niektóre sprawy same się rozwiązały – wtedy należy je usunąć. Przy niektórych zmieniły się założenia i należy je trochę zaktualizować.

V. Wykonanie

Wykonanie to najważniejszy element realizacji zadań :). Jak zdecydować co robić, a czego nie robić w danej chwili? Zaufać swojej intuicji. Jeśli zgromadziłeś, przeanalizowałeś, uporządkowałeś i przejrzałeś wszystkie zadania, to Twoja intuicja będzie Ci już podpowiadać za co się teraz zabrać. Weź pod uwagę dostępny czas, dostępną energię, priorytet zadania oraz to, czy masz odpowiednie narzędzia w tym momencie do pracy.

To jest pierwszy wpis, w którym opisałem na czym najczęściej polega problem z realizacją zadań oraz w jaki sposób zabrać się do ich wykonania. W kolejnym wpisie trochę rozwinę temat. Być może na pierwszy rzut oka nie wydaje się to jakimś objawieniem, ale gwarantuję Ci, że jeśli go u siebie wdrożysz, to Twoja głowa będzie czystsza, będziesz bardziej skoncentrowany na tym, co w danej chwili robisz i w konsekwencji zrobisz więcej, wkładając w to mniej energii. Sprawdziłem, działa :).

    Dodaj komentarz

    Jak założyć i prowadzić startup?
    Jak to jest z tym szacunkiem w firmie?