Po co stworzyliśmy aplikację do komunikacji wewnętrznej?
Uprzedzając pytanie: Nie — to nie jest aplikacja, która konkuruje z Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, Slack, Skype ani WebEx. Nasza aplikacja to narzędzie do komunikacji z osobami pracującymi fizycznie. Mogą to być pracownicy produkcyjni, pracujący w sklepach lub w terenie.
Zbudowaliśmy taką aplikację, bo wiemy, że dobry przepływ informacji potrafi wznieść firmę na zupełnie nowy poziom działania. Poziom, o którym większość managerów nawet nie zdaje sobie sprawy, że jest osiągalny. I to bez przewracania firmy do góry nogami!
Kilka projektów w większych spółkach pozwoliło nam już zdobyć trochę doświadczenia. Rozumiemy potrzeby pracowników i staramy się sprawić, by proces wdrażania był jak najbardziej owocny i bezbolesny. Zarówno dla firm, jak i dla nas :)
Zawsze jednak, przy wprowadzaniu takiego produktu do swojej firmy, w głowach dyrektorów, managerów i team leaderów pojawiają się pewne wątpliwości. Jest to w pełni zrozumiałe, a nawet oczekiwane! Postanowiliśmy więc zebrać te pytania, które powtarzają się najczęściej i odpowiedzieć na nie w formie zgrabnego FAQ. Oto:
12 najczęściej zadawanych pytań związanych z aplikacją do komunikacji wewnętrznej:
P: Czy po zainstalowaniu aplikacji ważne, firmowe informacje będą dostępne na telefonach prywatnych?
Aplikacja raczej nie jest narzędziem, w którym przechowywane są informacje tajne. Jest to narzędzie usprawniające przepływ informacji, które powinny być powszechnie znane. Mogą to być zarówno harmonogramy prac, wiadomości na temat zmian kadrowych, jak i aktualne sukcesy firmy.
Należy również pamiętać, że ważne informacje przechowywane są zawsze w pamięci pracowników. Niezależnie czy zdobyte są one przez gazetki firmowe, czy intranet — każdy pracownik może podzielić się nimi podczas spotkań ze znajomymi czy rodziną. Wszystko zależy od zaufania do zatrudnionych osób.
Możemy jednak zadbać o bezpieczeństwo informacji poprzez zabezpieczenie ich regulaminem. Użytkownik zobowiązuje się wtedy do nieudostępniania konkretnych informacji.
P: Po co nam aplikacja, skoro mamy już intranet?
Przede wszystkim — aplikacja jest zwyczajnie wygodniejsza, a co za tym idzie chętniej używana. Zaprojektowaliśmy ją na podobieństwo popularnych serwisów społecznościowych. Dzięki temu treści są krótkie, łatwe w odbiorze i mogą zostać wzbogacone o zdjęcia i filmy. Pracownicy mają też możliwość lajkowania i komentowania postów.
Dostęp z telefonu prywatnego znacząco zwiększa również częstotliwość obcowania z informacjami. Dodatkowo intranet zwykle dostępny jest jedynie wewnątrz zakładu, co ogranicza kontakt z życiem firmy poza godzinami pracy.
P: Czy aplikacja działa w chmurze?
Aplikacja może być zarówno uruchomiona w chmurze, jak i na wewnętrznych serwerach firmy. W przypadku wybrania opcji w chmurze korzystamy z serwerów Amazona bądź europejskich, na przykład na OVH.
P: Czy wdrożenie aplikacji jest czasochłonne?
Czas wdrożenia aplikacji zwykle waha się od dwóch tygodni do kilku miesięcy. Wynika to z czysto praktycznych względów: w sytuacji idealnej mamy od razu wszystkie potrzebne dane, wiemy dokładnie jakie funkcje są potrzebne, a integracja z wewnętrznymi systemami przebiega bezproblemowo. W rzeczywistości firmy zwykle potrzebują trochę czasu, by zastanowić się dokładnie nad profilem aplikacji. Liderzy przeprowadzają rozmowy z działami i omawiają potrzeby pracowników. Z doświadczenia wiemy, że jest to czasochłonne.
Dodatkowo dział IT często przeprowadza testy bezpieczeństwa przed rozpoczęciem wdrożeń. Potrzebują oni dostępu do panelu demo i sprawdzają aplikację pod kątem integracji z wewnętrznymi systemami. Dopiero przejście tych testów umożliwia nam rozpoczęcie pracy.
Oczywiście ukończenie wdrożenia nie równa się zakończeniu pracy nad komunikacją wewnętrzną. Aplikacja to jedynie narzędzie, trzeba więc je mądrze użytkować. Warto stworzyć dedykowany zespół, który zajmie się dodawaniem zawartości i kontaktem z pracownikami.
Czy jest to aż tak istotne? A i owszem! Napisaliśmy o tym nawet kilka słów na naszym blogu:
https://turkusowystartup.pl/komunikacja-wewnetrzna-fundament-kazdej-firmy/
P: Czy używanie aplikacji nie będzie dla pracowników produkcyjnych pretekstem do używania telefonu w trakcie pracy?
Studium przypadku wdrożenia aplikacji w firmie Volkswagen pokazuje, że takie problemy nie wystąpiły. Informacje dostępne są zawsze, więc można doinformowywać się na przykład w trakcie przerwy. Gdyby jednak firma bała się problemów z tym związanych, to należy taki dylemat rozwiązać wewnętrznym regulaminem.
P: Ile kosztuje wdrożenie aplikacji?
Możliwe są dwa typy wdrożenia: Płatność abonamentowa lub jednorazowa. W przypadku opcji abonamentowej cena zależy od ilości aktywnych użytkowników. Szczegóły znaleźć można tutaj:
https://zadbajokomunikacje.pl/
P: Co dalej z rozwojem aplikacji po jej wdrożeniu?
Wdrożenie aplikacji w każdej firmie wygląda nieco inaczej i zależy od potrzeb pracowników. W Expansio mamy przygotowaną bazę z podstawowymi funkcjami aplikacji. Następnie dodajemy i usuwamy konkretne funkcjonalności na bieżąco, gdy zachodzi potrzeba. W takiej sytuacji szacujemy czas i koszty takiej implementacji.
P: Czy to się przyjmuje, zwłaszcza wśród starszych pracowników?
W Volkswagen do aplikacji codziennie loguje się 30% pracowników, a 70% loguje się przynajmniej raz w miesiącu. Wśród nich są również osoby starsze.
W razie problemów — aplikacja do komunikacji posiada dedykowaną infolinię. Może tam zgłosić się każdy, kto ma problem z logowaniem, instalacją czy użytkowaniem jej.
P: Czy aplikacja ma wsparcie techniczne?
Dajemy dożywotnią gwarancję na poprawne działanie. Błędy zawsze naprawiamy za darmo, niezależnie od daty ich wykrycia. Oferujemy też odpłatne wsparcie techniczne (liczone godzinowo) na zmiany kosmetyczne czy dowolną inną pomoc. Zajmujemy się również aktualizacją bibliotek wykorzystywanych w kodzie.
P: Jak publikowana jest aplikacja?
Aplikacja publikowana jest w sklepie Google Play i w App Store, ale zalogować się do niej mogą jedynie pracownicy. Otrzymują oni dane do konta po integracji z wewnętrznym systemem firmy. Istnieje również sekcja dla gości, którzy nie posiadają pracowniczego konta, ale ma ona mniejszą liczbę funkcji.
P: Gdzie jeszcze wdrożona jest aplikacja?
Poza Volkswagenem aktualnie trwają wdrożenia w innych firmach. Ze względu na konieczność zachowania poufności aktualnie nie podajemy nazw tych firm publicznie. W celu uzyskania szczegółów prosimy o prywatny kontakt.
P: Czy aplikacja jest tylko dla bardzo dużych firm?
Nie, współpracujemy również z mniejszymi firmami (do kilkuset pracowników).
Chcesz przeczytać o naszym wdrożeniu w VW? Zapraszam tutaj.
Z kolei tutaj przeczytasz o wyróżnieniu, które otrzymaliśmy.
