Siła dobrej komunikacji

Najbogatszy człowiek w historii — John D. Rockefeller rzekł niegdyś: ,,Umiejętność komunikowania się stała się w dzisiejszym świecie towarem, za który gotów jestem płacić więcej, niż za jakikolwiek inny”. Autor tych słów urodził się niemal 200 lat temu. Nie zmienia to faktu, że dziś są one tak samo aktualne jak w dniu gdy zostały wypowiedziane. 

Takie wyzwania jak praca zdalna czy koordynowanie zadań grup z różnych obszarów wymuszają sprawną komunikację. Musimy współpracować  i rozmawiać z naszymi przełożonymi, podwładnymi, partnerami czy współpracownikami by realizować wyznaczone cele. Musimy jednoczyć się i dopełniać w pracy, by wykorzystywać swoje umiejętności i talenty.

Wiedza na temat wartościowej komunikacji jest dziś więc kluczem do sukcesu. Managerowie i CEO firm coraz częściej dostrzegają to i zaczynają doceniać wartość segmentu jakim jest PR wewnętrzny. Dotyczy on wizerunku i przywiązania do marki w oczach zatrudnionych i ich otoczenia, jak również ich stosunku do współpracowników.

Dowodem tego niech będzie stale rosnąca krzywa zaangażowania pracowników w życie firmy opracowana przez firmę Gallup na podstawie tysięcy przebadanych spółek z USA. Badacze sprawdzili jaki procent zatrudnionych czuje się faktycznie blisko związanych z firmą, jej celami i zadaniami. Wskaźnik ten wzrósł w przeciągu ostatnich 20 lat o prawie 40% (!). Systematycznie spada również procent pracowników, którzy określają siebie jako niezaangażowani.

Ale dlaczego właściwie lepsza komunikacja miałaby wpływać na wewnętrzny PR?

Cóż, badania potwierdzają, że nawet 99,5% (sic!) czynników dotyczących satysfakcji i zaangażowania pracowników wiąże się z przyjemną i efektywną komunikacją. Transparentność — oto słowo klucz! Pracownicy, którzy są na bieżąco informowani o działaniach firmy, mają wgląd w jej plany i uzasadnienia tych planów, raporty finansowe, cele firmy czy nawet jej błędy czują się istotni i traktowani poważnie. W końcu, ktoś poświęcił swój czas, by każdy z nich czuł się wart otrzymania tych informacji. Znając z kolei zadania swoje i innych pracowników dostrzegają oni wspólną wizję i wartość ich pracy jako elementu większej całości.

Dodatkowo, dobra komunikacja jest zawsze dwustronna. Jeśli pracownicy mają szansę wyrazić swoje wątpliwości, komentować działania zarządu czy proponować własne pomysły, to chętniej angażują się w życie i plany firmy. Wynikiem tego jest twórcza, motywująca i przyjazna atmosfera. Jej przeciwieństwem będzie chaos organizacyjny, nieufność wobec komunikatów czy kierownictwa. Zła komunikacja prowadzi do powstania plotek, frustracji czy zagubienia. 

Nie są to tylko puste domysły. W raporcie z 2020 roku dla Gallup grupa badawcza udowodniła, że zaangażowani pracownicy notują do 23% większe zyski, 18% większą produktywność, 41% wzrostu w jakości pracy, 66% wzrostu w jakości samopoczucia i nawet do 81% różnicy w absencji. Dodatkowo, stają się oni ambasadorami naszej marki wypowiadając się o niej w superlatywach wśród rodziny i znajomych.

Oto jest siła dobrej komunikacji!

Jak zorganizować komunikację, czyli dlaczego grupa na Facebooku to za mało?

CEO mają na polu komunikacji wiele różnych opcji do wyboru. Czasem decydują się na wdrożenie intranetu czy stworzenie grupy na serwisie społecznościowym, co stanowi zaledwie skrawek możliwości. Rozwiązania należy bowiem dostosować pod działalność firmy i wymagania jej pracowników. Każda decyzja odnośnie wyboru sposobu komunikacji musi być przemyślana i celowa.

Ale właściwie co jest złego w stworzeniu po prostu grupy na Facebooku? W końcu, wiadomości są w jednym miejscu, można je komentować i na nie reagować. Czego chcieć więcej?

Cóż, to prawda. Facebook jest wciąż najpopularniejszą platformą społecznością. Bywa jednak coraz częściej poddawany krytyce przez swoje niejednoznaczne działania dotyczące prywatności użytkowników. Z tego powodu zmuszanie pracowników do zakładania tam konta może spotkać się ze sprzeciwem. 

Kolejny problem zaczyna się, gdy chcemy na przykład selekcjonować informacje. Zwykle jest tak, że różne sektory firmy potrzebują innych komunikatów. Możemy próbować tworzyć jedne grupy na informacje przeznaczone dla wszystkich pracowników, a inne dla konkretnych działów. Wymaga to jednak od administratorów udzielania się na wielu różnych grupach, a od zatrudnionych regularnego ich kontrolowania. Dodatkowo pamiętajmy, że nasze wiadomości nie są jedynym, co znajdzie się w feedzie pracowników. Informacje o firmie mogą zniknąć w gąszczu innych grupek i polubionych stron. 

Mało tego, nasza grupa nie pozwoli nam trzymać w jednym miejscu wszystkich niezbędnych plików. I tak musimy używać zewnętrznych narzędzi. Problematyczne jest również docieranie do starszych postów. Możemy używać tagów, ale nijak mają się one do dobrze przemyślanego, podzielonego na kategorie katalogu wiadomości. Pozbawieni jesteśmy również przyznawania specjalnych uprawnień — te dla administratorów są prawie identyczne z tymi dla pracownika. Nie ma żadnych narzędzi dla HR, brakuje możliwości analizowania ankiet i zaangażowania pracowników, planowania i odbywania wideokonferencji czy nawet podstawowego terminarza.

Ważną kwestią jest również bezpieczeństwo. Warto zastanowić się, czy chcemy informować Facebooka o wszystkich działaniach, które mają miejsce wewnątrz firmy?

Jeśli już odpuścimy stworzenie grupy na Facebooku, to mamy do wyboru kilka alternatyw. Komunikatory takie jak WhatsApp czy Messenger pozwalają na błyskawiczną wymianę wiadomości, ale ich możliwości są jeszcze bardziej ograniczone od grup na Facebooku. Bardziej zorientowana osoba może zwrócić się na przykład w kierunku Slacka czy MS Teams. To przypominające mały portal społecznościowy rozbudowane wersje komunikatorów. Są lepszym rozwiązaniem niż Facebook czy WhatsApp, ale dedykowanym głównie do pracy w małych grupach. Nie dają możliwości tworzenia newsletterów i katalogowania wiadomości, tworzenia terminarzy, przeprowadzania badań i ankiet itd. Brakuje im tego, co jest sercem dobrze dobranej aplikacji dla firmy — spersonalizowanej funkcjonalności!

Spersonalizowana funkcjonalność 

W Expansio wierzymy, że dobry wewnętrzny PR to podstawa zaangażowanej i zmotywowanej społeczności. Te wartości znalazły odzwierciedlenie w naszym dziecku — aplikacji do komunikacji .

Postaraliśmy się o stworzenie programu, który nie dość, że rozwiąże problemy opisane powyżej, to będzie rozszerzalny o dodatkowe moduły. Wiemy, że w każdym sektorze gospodarki, każdy dyrektor i każdy pracownik mają inne wymagania.

Rdzeń aplikacji jest zawsze taki sam: 

• Spersonalizowany newsletter z możliwością tworzenia nowych kategorii
• Rozbudowany harmonogram wraz z opcją przydzielania uprawnień
• Osobne rubryki, w których pracownicy mogą znaleźć potrzebne informacje na temat ubezpieczeń, regulaminów, pakietów medycznych, najważniejszych kontaktów itp.
• Sekcja zawierająca wszystkie niezbędne pracownikowi formularze oraz pliki 
• Ankiety i Quizy
• Ustawienia dotyczące personalizacji i powiadomień
• Sekcja poświęcona strategiom firmy, ułatwiająca pracownikom zrozumienie jej działań

To jednak dopiero początek funkcjonalności. 

• Chcesz podzielić się wiedzą z  podwładnymi? Możesz wykorzystać moduł e-learningowy. Zaimplementujemy w nim potrzebny materiał i wzbogacimy go o testy i rankingi! Możemy nawet stworzyć dla Ciebie grę!  W ten sposób wykorzystując reguły grywalizacji przekażesz twoim pracownikom potrzebną wiedzę w prosty i przyjemny sposób. Tak zrobiliśmy w przypadku firmy Volkswagen! → sprawdź jak nam się to udało
• Prowadzisz firmę związaną z księgowością i potrzebujesz opcji szybkiego docierania do dokumentacji? Możemy wdrożyć dla Ciebie naszego chatbota. Na prośbę sformułowaną w naturalnym języku znajdzie on wszystkie potrzebne pliki. Jest już gotowy, czeka tylko na implementację pod Twoje potrzeby! → Bigdata Chatbot
• Pracujesz w Human Resources i potrzebujesz sposobu na wygodne i uporządkowane przeprowadzenie rekrutacji? Od tego również mamy specjalny moduł! Zintegrujemy Twój system rekrutacyjny z naszą aplikacją, tak by każdy pracownik miał wgląd w możliwości awansu, dostępne posady  i poszczególne wymagania.
• Masz sporą firmę z różnymi sektorami chcesz zbadać samopoczucie pracowników w konkretnych działach? Wdrożymy dedykowane ankiety z rozbudowanym systemem graficznej analizy wyników.

Dodatkowo, aby zorientować się, jakie funkcje są niezbędne, przeprowadzamy rozmowy z pracownikami. W końcu to oni sami wiedzą najlepiej czego im potrzeba!

A jeśli chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej? Dokładniejszy opis aplikacji wraz z cennikiem znajdziesz → o tutaj ←

Jeśli więc planujesz poprawić komunikację w swojej firmie i stworzyć wielofunkcyjne, spersonalizowane narzędzie, tak jak wydarzyło się to w przypadku firmy Volkswagen (klik, by dowiedzieć się więcej) — skontaktuj się z nami. Odezwiemy się do Ciebie i porozmawiamy :)