Zacznijmy od najważniejszego. Po co nam w ogóle ta komunikacja wewnętrzna? Czy naprawdę jest taka potrzebna? 

Mam dla Ciebie dwie odpowiedzi – krótką i bardzo krótką.  

Bardzo krótka odpowiedź brzmi: tak, naprawdę komunikacja wewnętrzna to fundament każdej firmy. I możesz o tym przeczytać w poście Szymona

Dłuższa odpowiedź brzmi: tak, komunikacja wewnętrzna to fundament każdej firmy. To nie tylko niezbędne dla jej funkcjonowania przekazywanie informacji, ale także wewnętrzny PR. Tak naprawdę nie istnieje firma bez komunikacji. Jednak nie zawsze będzie to świadoma i planowana komunikacja wewnętrzna. 

Dobra komunikacja wewnętrzna

Dobra komunikacja zapewnia szybki i szeroki przepływ informacji. Przekłada się na zaangażowanie pracowników, ich wiedzę i efektywność pracy. To również możliwość zaprezentowania firmy przed zespołem. Przedstawienia jej celów, strategii. Ułatwienie procesu wprowadzania zmian.

Komunikacja wewnętrzna

,,wpływa na wzrost zaangażowania pracowników, zwiększa ich motywację do pracy, wzmacnia identyfikację z organizacją i lojalność w stosunku do pracodawcy” 

pisze w swojej publikacji Ewa Mazur-Wierzbicka profesora Uniwersytetu Szczecińskiego na wydziale ekonomii –

,,wszystko to z kolei przekłada się na realizowanie przez organizację jej celów biznesowych” – czytamy dalej.

Im więcej, tym… trudniej

Sprawna komunikacja wewnętrzna to również wyzwanie, szczególnie w dużej firmie. Trudno zorganizować cotygodniowe zebranie dla kilku tysięcy pracowników (to by wymagało dużo kawy i wielu krzeseł). Jeszcze trudniej jest o sprawną komunikację w przypadku pracowników fizycznych np. produkcji, którzy nie mają stałego dostępu do komputera z internetem.  

Mając to na uwadze powstała aplikacja mobilna do komunikacji wewnętrznej. To aplikacja, więc pracownik lub pracownica może ją po prostu pobrać na telefon i zawsze mieć w zasięgu ręki. Bez dodatkowych urządzeń. Bez zbędnego wysiłku.  

Zatrzymajmy się tu na chwilę.

Aplikacja do komunikacji wewnętrznej może być pomocna, jednak nie jest to panaceum na wszystkie problemy. Nawet najlepsze narzędzie jest tylko narzędziem. Podstawą na której leży dobra komunikacja w firmie jest dobra kultura organizacyjna. Dobra, czyli właściwie jaka? 

Na komunikację wewnętrzną i jej efektywność wpływa sama kultura organizacyjna firmy. Kultura organizacyjna powstaje wewnątrz firmy i wpływa na sposób jej działania oraz sposób myślenia zatrudnionych w firmie osób. Jej częścią są wspólne przekonania, normy i wartości dzielone w organizacji, oczekiwania czy schematy postępowania.

Funkcje kultury organizacyjnej są kluczowe dla działania firmy, którą przecież budują ludzie. Współdzielona przez nich wizja firmowej rzeczywistości pozwala im się integrować i sprawnie porozumieć. Kultura organizacyjna pozwala pracownikom również lepiej zrozumieć misję i cele firmy czy łagodzić wewnętrzne konflikty.

Dobra, czyli spełniająca te funkcje kultura organizacyjna wpływa również na wewnętrzną komunikację. Od niej zależy czy komunikacja ta będzie autentyczna i szczera. To najważniejszy element kształtujący wewnętrzną komunikację firmy. Warto najpierw zadbać o niego, a dopiero później myśleć o narzędziu, które ma tej komunikacji służyć. 

Aplikacja – idealne rozwiązanie

Siłą aplikacji jest to, że pracujące w firmie osoby chętnie z niej korzystają. Przerwij na chwilę czytanie i spójrz na swój telefon. Ile aplikacji tam widzisz? No właśnie. Mamy ich sporo bo to po prostu praktyczne i dobre rozwiązanie. Telefon prawie zawsze nosimy przy sobie. Często nawet w łazience. Dlatego aplikacja do komunikacji wewnętrznej jest przez pracowników używana chętniej niż intranet czy infokioski. 

Jestem stosunkowo młoda i należę do tak zwanej “generacji Z”. Kiedy Mateusz opowiadał mi o aplikacji dało się wyczuć, że to coś innowacyjnego. Byłam w lekkim szoku. Miałam z tyłu głowy pytanie: “Dlaczego wszyscy nie korzystają z takiej aplikacji?”  Dla mnie to było po prostu najbardziej oczywiste rozwiązanie.

Dostaję powiadomienie. Wyciągam telefon. Jako odbiorca mam dostęp do treści 24/7, a jako administrator – mogę w każdej chwili opublikować kolejne.  

Aplikację do komunikacji wewnętrznej zbudowaliśmy na wzór mediów społecznościowych. To również sprawia, że  pracownicy chętnie z niej korzystają. Jest intuicyjna i kojarzy się z czymś, co dobrze znają. Są przyzwyczajeni do takiej formy odbierania i dostarczania informacji.

Tak, dostarczania. Bo aplikacja naturalnie umożliwia osobom pracującym pozostawianie polubień i komentarzy. To jej kolejny atut. Jako pracodawca możesz nie tylko zyskać informację zwrotną dotyczącą różnych treści, ale też monitorować jakie posty cieszą się popularnością, wywołują dyskusje czy mają wiele polubień.  

Zupełnie odwrotnie niż w przypadku rozwiązań Digital Signage. Nie umożliwiają one monitorowania informacji zwrotnej. Nie wiemy, kto i co przeczytał, jakie jest zainteresowanie danym tematem. Brak też możliwości otrzymania informacji zwrotnej od osób pracujących w firmie, ich komentarza, opinii.

Poza tym korzystanie z Digital Signage generuje dodatkowe koszty – utrzymanie monitorów i prąd do ich zasilenia. Aplikacja natomiast jest uruchamiana na prywatnych telefonach pracowników. Więcej szczegółów na temat działania samej aplikacji możesz znaleźć tutaj – gdzie odpowiadamy na najczęściej zadawane o nią pytania.

Nić porozumienia

Komunikowanie się poprzez aplikację pozwala to robić bardziej efektywnie. Doprecyzować czy przekazać więcej informacji w tematach, które mogą być dla osób pracujących niejasne. Na przykład pod jednym z postów dotyczących podwyżki wynagrodzeń pracownik zapytał dlaczego firma nie podaje kwot netto, ale brutto, skoro przecież to kwota netto trafia ostatecznie na konto zatrudnionych. 

Odpowiedź ze strony pracodawcy wyjaśniła, że podczas gdy zarobki brutto dla danych osób są jednakowe, kwota netto jest uzależniona od indywidualnych czynników, takich jak płacone podatki, składki etc. Firma nie podaje kwot netto ponieważ to niemożliwe z logistycznego punktu widzenia, a nie po to by jakoś “oszukać” pracownika, że zarabia więcej niż w rzeczywistości.

No właśnie. Co z tematami trudnymi, kontrowersyjnymi? Czy pracownicy nie będą wykorzystywać aplikacji, żeby narzekać na firmę? Przecież zdarzają się w pracy tematy wywołujące silne emocje.

Tak, to prawda. I myślę, że nie jest zaskoczeniem, że tam, gdzie ludzie mają możliwość wyrażania opinii ciężko znaleźć wyłącznie pozytywne komentarze. Ludzie mają różne oceny, uwagi, dylematy. To, co chcą nam przekazać nie zawsze może nam się spodobać.

Jednak jesteśmy zdania, że każdemu należy dać możliwość wypowiedzenia się. Krytyczne uwagi również mogą nieść za sobą wartość. Zamiast tłumić pewne problemy albo po prostu nie być świadomym ich istnienia lepiej jest stworzyć ludziom przestrzeń w której mogą te problemy zakomunikować.

Choć nasi klienci opublikowali już wiele postów, nigdy nie doszło do hejtu. Zdarzają się tematy budzące więcej emocji. Jednak i taką, emocjonującą dyskusję pracodawca może poprowadzić bardzo profesjonalnie i zachęcić np. do spotkania na żywo, by dokładniej omówić temat. 

Co na tapecie?

Teraz kiedy wiemy dlaczego komunikacja wewnętrzna jest tak ważna dla firmy, przyjrzyjmy się temu co można (i warto) komunikować.

Oczywiście podstawa to najróżniejsze komunikaty dotyczące funkcjonowania firmy. Informacje o nadchodzących wydarzeniach, dniach wolnych, spotkaniach i działalności firmy. To miejsce na post o nowym menu kantyny czy chwilowej nieobecności działu HR z powodu urlopu. 

Informacje o działalności firmy to ważna część budowania wewnętrznego PR. Pozwalają tworzyć wizerunek przedsiębiorstwa w oczach pracownika, wzmacniają relacje między zatrudnionymi a firmą. Relacja ta gdy jest pozytywna przekłada się na lojalność wobec pracodawcy i wyższe zaangażowanie. Tutaj opowiemy o wizytach delegacji, proekologicznych czy prospołecznych działaniach zakładu i złożymy życzenia jubileuszowe.

Jednak to nie wszystko. Warte uwagi są treści, które na pierwszy rzut oka mogą nie wydawać się związane z funkcjonowaniem firmy. Na przykład zadbanie o zdrowszy styl życia pracowników. Dzielenie się przepisami na zdrowe śniadania, zachęcanie do szczepień przeciwko grypie czy promowanie aktywności fizycznej. Również zadbanie o zdrowie psychiczne np. promując techniki relaksacji czy popularnego ostatnio mindfulness.

Nawet jeśli tylko część osób skorzysta z takich porad, zdrowszy zespół to mniej urlopów zdrowotnych, kontuzji i więcej energii do pracy. Co za tym idzie – bardziej zadowoleni pracownicy i większe zyski firmy.

Możliwości jest wiele. Co powiesz na wskazówki dotyczące organizacji miejsca pracy czy planowania czasu? Publikację informacji o bonusie inflacyjnym? Przestrzeń do zgłaszania pomysłów na zmiany w firmie, które warto wprowadzić? Może trening z ćwiczeniami na bolące plecy, do wykonania w domu? Albo zaproszenie do wypełnienia ankiety ewaluacyjnej na temat zadowolenia z pracy.

Jeśli jesteś zainteresowany lub zainteresowana prowadzeniem skutecznej komunikacji wewnętrznej tutaj możesz poznać jej filary.

Jak starałam się pokazać, dobra komunikacja wewnętrzna spełnia nie tylko funkcję informacyjną. To sposób w jaki prezentujesz swoją firmę, ścieżka rozmowy z pracownikami i odbierania ich informacji zwrotnej. Komunikacja wewnętrzna to także sposób na pogłębianie relacji z zespołem i budowanie lojalności. 

Liczba opublikowanych postów i komentarzy u naszych dotychczasowych klientów jest już liczona w tysiącach. Każdego tygodnia aplikacja uruchamiana jest około 30 000 razy, co rocznie daje około 360 000 uruchomień aplikacji! 

Jeśli nie zadbasz jakie treści do nich trafiają, pracownicy sami znajdą inne, często mniej wiarygodne źródła pozyskiwania tych informacji, np. plotki. Zainteresowanie treściami od pracodawcy wśród pracowników wcale nie maleje z biegiem czasu – pracownicy naprawdę chętnie czytają to, co firma chce im przekazać. Wierzymy (i widzimy na podstawie statystyk), że ta forma komunikacji może znacząco zwiększyć odbiór firmy wśród pracowników.

Jeśli chcesz przeczytać więcej szczegółów na temat aplikacji mobilnej do komunikacji wewnętrznej, to zapraszam pod ten link: https://expans.io/aplikacja-do-komunikacji/

 

 

Joanna Szymyślik

Studentka psychologii na Uniwersytecie im. Adama Mickiewicza w Poznaniu. W Expansio podjęła się copywritingu, ponieważ zaciekawiła ją idea turkusowej firmy, lubi pisanie i nowe wyzwania. W wolnym czasie maluje, rysuje i opiekuje się królikiem Biszkoptem.

Zostaw komentarz